Un informe es la exposición de los resultados, eventos, cualidades, progresos e interpretaciones de datos o hechos.
En auditoria un informe es el documento oficial que presenta los hechos a informar a un lector interesado.
Los informes tienen la finalidad de:
- Presentar exacta y adecuadamente los resultados de una investigación a los interesados y poner a las administraciones al corriente sobre el desarrollo del trabajo realizado.
- Presentar de forma concisa, clara y exacta los resultados de una investigación que conduzca a recomendar la acción determinada.
- Recoger resultados de las investigaciones y experimentos para futuras referencias y de sus modos, para evitar la innecesaria duplicidad del trabajo.
- Proporcionar la historia de cualquier desarrollo del trabajo.
Objeto de análisis:
Las normas referidas a la forma, oportunidad, contenido, presentación y distribución de los informes de auditorías, son de obligada observancia para su elaboración y mas aun para los informes especiales, como documentos que formalizan los resultados a los cuales llegaron los auditores en las verificaciones practicadas y trabajos realizados para los esclarecimientos de las evidencias encontradas.
Los informes sirven además para comunicar los resultados al máximo nivel de dirección de la entidad auditada y otras instancias administrativas, así como a las autoridades correspondientes cuando proceda.
El informe de auditoría debe:
- Ser oportuno
- Completo, exacto, objetivo y convincente, así como claro, conciso y fácil de entender.
- Como norma todo lo que consigne debe estar reflejado en los papeles de trabajo y responder a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes.
- Reflejar una actitud independiente
- Mostrar la calificación según la evaluación de los resultados de la auditoria.
- Distribuido rápida y adecuadamente.
La elaboración del informe final de auditoría, es una de las fases más importantes y complejas de la auditoria, por lo que requiere un extremo cuidado en su confección.
La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer de forma fácil y fehaciente, los resultados del trabajo realizado.
El estilo de redacción es muy propio de cada persona, por lo que es difícil establecer parámetros o reglas rígidas sobre esto, no obstante se debe:
- Evitar repeticiones excesivas de vocablos
- No utilizar siglas o abreviaturas que se hayan declarado previamente, salvo que sean muy conocidas, como: MP (miles de pesos), UM (unidad de medida), etc.
- No utilizar términos ofensivos o vulgares
- Utilizar palabras comunes y de uso generalizado
- Redactar en forma unipersonal
- Utilizar adecuadamente los signos de puntuación
- Conformar la fecha de la forma siguiente: día, mes y año
- Incluir un índice en los casos de informes que por su extensión así lo requieran, identificando las secciones y partes esenciales del documento.
Redactar informes exactos, convincentes y comprensibles, es lo primordial, no basta con realizar un buen trabajo, otros necesitan saberlo.
Un buen informe evidencia la calidad del trabajo realizado, es totalmente cierto y muchas veces injusto, que la calidad del trabajo se juzgue principalmente por el informe presentado, lamentablemente conocemos del éxito que han tenido trabajos vanos, muy bien acogido por los lectores por su modo de redacción y presentación
Debemos tener en cuenta que en ocasiones el informe es la única base disponible, para la toma de decisiones.
La necesidad de ocupar el menor tiempo disponible de los ejecutivos y sus deseos de llegar rápidamente a los puntos importantes, exigen de los informes de auditoria un formato uniforme y estar decididos por secciones.
Cada sección debe estar conformada por determinada información homogénea, con un mismo propósito de identificación y exposición.
Ente las tendencias actuales esta la presentación atractivas de informes, uso de colores, diferentes tipos y tamaños de letras, ilustraciones y demás técnicas de computación.
Un informe no debe tener muchos puntos importantes, cuando es así, en ocasiones el lector, no sabe determinar cuando un punto es más importante que otro.
Desarrollo
Para presentar los resultados de una auditoria, los manuales de auditoría, establecen las formas de presentarlos.
El auditor tiene la libertad de llevar al informe todo lo verificado en el desarrollo de la auditoria, o solo aquellos aspectos que desee señalar, sean positivos o negativos.
Cuando en el desarrollo de sus funciones el auditor detecte irregularidades o fraudes relacionados con hechos presuntuosamente delictivos, está en la obligación de presentar un informe especial ante las autoridades competentes, adjuntando el documento probatorios originales, previamente ocupados y avalados por el dictamen legal correspondiente, acorde con la legislación vigente.
A continuación presentamos los aspectos a reflejar en un Informe Normal de Auditoria y en un Informe Especial de Auditoria, para que el lector pueda valorar las diferencias entre ambos y la importancia que tienen estos últimos:
Informe de los resultados de la auditoria
Un Informe Normal de Auditoria se inicia con un encabezamiento de:
- Orden de trabajo No. : Numero de la orden que dio origen a la auditoria
- Entidad auditada: Código y dirección de la entidad auditada
- Subordinada a: Nombre del, órgano organismo al que se subordina o patrocina
- Tipo de auditoría: La ejecutada según orden de trabajo
- Fecha de inicio: Fecha en que comenzó a realizarse la auditoria
- Fecha de terminación: Fecha en que termino la ejecución de la auditoria
- Auditoria ejecutada por: Unidad organizativa que realizo la auditoria
- Auditor: Nombres y apellidos del auditor jefe de grupo
Después de los datos señalados, se titula el Informe con la leyenda: informe de auditoria
Introducción
En esta sección se expone una breve caracterización de la entidad auditad, desarrollándose los aspectos siguientes:
- Objetivo: los propuesto de acuerdo con el tipo de auditoría a ejecutar
- Programas: los aplicados, así como las causas por lo que no se aplicaron los previstos
- Legislación: Leyes, decreto Leyes, Resoluciones y otras normativas verificadas y causas que impidieron comprobar las previstas
- Periodo auditado: fechas enmarcan el periodo auditado, alcance de las pruebas realizadas y procedimiento utilizado para la toma de la muestra
- Normas: Señalamiento del auditor haciendo constar que se aplicaron las normas de auditoria generalmente aceptadas, de no ser así, las causas que impidieron su aplicación y hasta donde se tenga conocimiento, su efecto en los resultados de la auditoria
- Otros: limitaciones que pudieron haber incidido en el desarrollo de la auditoria, vinculadas con inexistencias, archivo, ordenamiento y claridad de los documentos, etc.
Conclusiones
Las conclusiones deben resumir la situación que presenta la entidad en cuanto al control que ejerce sobre los recursos que administra, la confiabilidad de las operaciones económicas y financieras revisadas y otros aspectos de interés que se hayan detectado en el transcurso del trabajo.
Dichas conclusiones no deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales comprobadas, cuidando de no incluir un hecho o hallazgo que no haya sido reflejado en otra sección del informe.
También dentro de esta sección deben reflejarse de forma general, las causas fundamentales que originaron la situación planteada, así como las consecuencias directas e indirectas que pudieran derivarse de los hallazgos encontrados.
Cuando se considere necesario tener que resaltar un hecho especifico en atención a su connotación e importancia, el mismo se expondrá de la forma más resumida posible, con independencia de cómo se refleje en otra sección del informe.
Igualmente se refleja la calificación que otorga el jefe del grupo de acuerdo con la evaluación que realice de los resultados de la auditoria.
Resultados
Partiendo de las pruebas concretas reunidas por el auditor para cumplir los objetivos de la auditoria, el jefe de grupo determina los hechos que de acuerdo con su importancia deben incluirse en el informe.
Los comentarios deben ser precisos y organizados, reflejando siempre que legislación o normativa se viola.
Se ordenan los señalamientos de acuerdo con los objetivos de la auditoria, cuidando de agruparlos por temas y dentro de estos, por orden de importancia.
No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo.
Las tablas y elementos adicionales que faciliten la compresión del señalamiento, deben incluirse al informe como anexos, pero haciendo referencia a estos, en cada caso.
Siempre que sea posible se cuantifican las deficiencias que por su magnitud e importancia deban resaltarse, asimismo se debe reflejar en cada caso, el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema.
Cuando proceda se comparan los resultados de cada tema, con los obtenidos en la última auditoría practicada, reconociendo los logros importantes alcanzados o retrocesos.
Debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones de la auditoria con los dirigentes y funcionarios de la entidad en los distintos niveles en que se hayan efectuado.
También debe hacerse mención de que fueron comunicados y analizados los hallazgos que por carecer de significación o resueltos en el transcurso de la auditoria no se consideran en el informe.
ALCANCE DE ESTA NIA
Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) son de aplicación a la auditoría de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos.
OBJETIVOS
Tratar de manera adecuada las consideraciones especiales que son aplicables con
respecto a:
a) La aceptación del trabajo;
b) La planificación y la realización de dicho trabajo.
c) La formación de una opinión sobre los estados financieros.
DEFINICIONES
Estados financieros con fines específicos: Es un conjunto completo de estados financieros con fines específicos, incluidas las notas revelatorias.
CONSIDERACIONES PARA LA ACEPTACIÓN DEL TRABAJO
El auditor requiere obtener el conocimiento de:
-La finalidad para la cual se han preparado los estados financieros.
-Los usuarios a quienes se destina el informe.
-Las medidas tomadas por la Gerencia de la Compañía para determinar que el marco de
información financiera aplicable es aceptable en las circunstancias.
CONSIDERACIONES PARA LA PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
-El auditor determinará si la aplicación de las NIA requiere consideraciones especiales teniendo en cuenta las circunstancias del trabajo.
-El auditor deberá obtener conocimiento de la selección y de la aplicación de las políticas contables, por parte de la Gerencia de la Compañía.
-Cuando se trate del cumplimiento de las disposiciones de un contrato, el auditor obtendrá conocimiento de cualquier interpretación significativa del contrato que haya realizado la
Gerencia de la Compañía para la preparación de dichos estados financieros.
El auditor deberá analizar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida durante el trabajo de auditoría con propósito especial como la base para una expresión de opinión. El dictamen deberá contener una clara expresión escrita de opinión.
CONSIDERACIONES GENERALES
Antes de emprender un trabajo de auditoría con propósito especial, el auditor deberá asegurarse de que hay acuerdo con el cliente sobre la naturaleza exacta del trabajo y la forma y contenido del dictamen que será emitido.
El dictamen del auditor sobre un trabajo de auditoría con propósito especial, excepto por un informe sobre estados financieros resumidos, debería incluir los siguientes elementos básicos, ordinariamente en la siguiente presentación:
(a) titulo
(b) el destinatario;
(c) un párrafo de entrada o introductorio
(i) identificación de la información financiera auditada; y
(ii) una declaración de la responsabilidad de la administración de la entidad y de la
responsabilidad del auditor;
(d) un párrafo de alcance (describiendo la naturaleza de una auditoría)
(i) referencia a NIAS aplicables a trabajos de auditoría con propósito especial o a
normas o prácticas nacionales relevantes; y
(ii) una descripción del trabajo que el auditor desempeñó;
(e) un párrafo de opinión conteniendo una expresión de opinión sobre la información
financiera;
(f) la fecha del dictamen;
(g) la dirección del auditor; y
(h) la firma del auditor.
Cuando se le solicita que dictamine en un formato prescrito, el auditor deberá considerar la substancia y texto del dictamen prescrito y, cuando sea necesario, deberá hacer los cambios apropiados para conformarlo a los requerimientos de esta NIA, ya sea re fraseando la forma o anexando un dictamen separado
El auditor deberá considerar si están claramente reveladas en la información financiera cualesquiera interpretaciones significativas de un convenio sobre el que se base la información financiera Dictámenes sobre estados financieros preparados de acuerdo con una base integral de contabilización distinta de las normas internacionales de contabilidad o normas nacionales
El dictamen del auditor sobre los estados financieros preparados de acuerdo con otra base integral de contabilización debería incluir una declaración que indique la base de contabilización usada o debería incluí referirse a la nota a los estados financieros que da dicha información. La opinión debería declarar si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con la base identificada de contabilización.
El auditor debería considerar si el título de, o una nota a, los estados financieros deja claro al lector que dichos estados no están preparados de acuerdo con Normas
Internacionales de Contabilidad o normas nacionales. Por ejemplo, un estado financiero en base a impuestos podría titularse ¨ Estado de Ingreso y Gastos. Base de Impuestos sobre la Renta ¨. Si los estados financieros preparados sobre otra base integral no están
adecuadamente titulados o la base de contabilización no es revelada adecuadamete, el auditor deberá emitir un dictamen apropiadamente modificado.
DICTÁMENES SOBRE UN COMPONENTE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Al determinar al alcance del trabajo el alcance del trabajo el auditor deberá considerar aquellas partidas de los estados financieros que estén interrelacionadas y que podrían en forma importante afectar a la información sobre la que se va a expresar la opinión de auditoría.
El auditor deberá considerar el concepto de importancia relativa en relación con el componente de los estados financieros sobre el que se dictamina. El dictamen del auditor sobre un componente de los estados financieros debería incluir una declaración que indique la base de contabilización de acuerdo a la cual se presenta el componente, o que se refiera a un convenio que especifique la base. La opinión debería declarar si el componente está preparado, respecto de todo lo importante, de acuerdo con la base de contabilización identificada.
Cuando se ha expresado una opinión adversa o una abstención de opinión sobre los estados financieros completos, el auditor debería dictaminar sobre componentes de los estados financieros sólo si esos componentes no son tan grandes como para constituir una porción principal de los estados financieros.
DICTÁMENES SOBRE CUMPLIMIENTO CON CONVENIOS CONTRACTUALES
Los compromisos para expresar una opinión respecto del cumplimiento de una entidad con los convenios contractuales deberían desarrollarse sólo cuando los aspectos generales del cumplimiento se relacionan con asuntos financieros y contables dentro del alcance de la competencia profesional del auditor.
El dictamen debería declarar si, según opinión del auditor, la entidad ha cumplido con las condiciones particulares del convenio.
DICTÁMENES SOBRE ESTADOS FINANCIEROS RESUMIDOS
A menos que el auditor haya expresado una opinión de auditoría sobre los estados financieros de los cuales se derivan los estados financieros resumidos, el auditor no debería dictaminar sobre estados financieros resumidos.
El dictamen del auditor sobre estados financieros resumidos deberá incluir los siguientes elementos básicos ordinariamente en la siguiente presentación:
1. título.
2. destinatario;
3. una identificación de los estados financieros auditados de los cuales se
4. Derivaron los estados financieros resumidos;
5. una referencia a la fecha del dictamen de auditoría sobre los estados
financieros sin resumir y el tipo de opinión dado en ese dictamen;
6. una opinión respecto de sí la información en los estados financieros
7. Resumidos es consistente con los estados financieros auditados de los cuales se derivó. Cuando el auditor ha emitido una opinión modificada sobre los estados financieros sin resumir y no obstante está satisfecho con la presentación de los estados financieros resumidos, el dictamen de auditoría debería declarar que, aunque consistentes con los estados financieros sin resumir, los estados financieros resumidos se derivaron de estados financieros sobre los cuales se emitió un dictamen de auditoría modificado; (f) una declaración, o referencia a la nota dentro de los estados financieros resumidos, que indica que para una mejor comprensión del desempeño financiero de una entidad, y de su posición financiera y del alcance de la auditoría desarrollada, los estados financieros resumidos deberían leerse conjuntamente con los estados financieros sin resumir y con el dictamen de auditoría consecuente;
8. fecha del dictamen;
9. dirección del auditor; y
10. firma del auditor.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre los estados financieros que se anexan basada en nuestra auditoría. Hemos llevado a cabo nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Dichas normas exigen que cumplamos los requerimientos de ética, así como que planifiquemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de errores.
Una auditoría conlleva a la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los importes y la información revelada en los estados financieros. Una auditoria también incluye la evaluación de la adecuación de las políticas contables aplicadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la gerencia de la compañía, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros.
Consideramos que la evidencia de auditoria que hemos obtenido proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.
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