CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO
Son las actividades relacionadas con el cómputo del tiempo de
trabajo realizado por un empleado, el sueldo mensual o diario, salario por día
o por hora y cómputo de comisiones devengadas, cambios en sueldos y salarios,
descuentos y la determinación del pago.
Por su naturaleza las nóminas de sueldos se originan de los
servicios prestados por un empleado contratados a tiempo indefinido por mes y
planillas cuando se trata de empleados permanentes o eventuales contratados por
día o por hora.
El registro de las nóminas será en cuentas de gastos indirectos o
gastos de administración y ventas. El registro de las planillas será en gastos
directos, afectando los costos de producción.
Los objetivos básicos que el auditor interno debe evaluar en la
administración de nóminas y planillas son:
Garantizar información financiera confiable y oportuna relacionada
al rubro de nóminas y planillas.
Establecer la validez de las erogaciones en nóminas y planillas.
Promover la eficiencia operativa de la entidad relacionado a
administración de personal, evaluando que las políticas y procedimientos
aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia, tales como: horas laboradas,
trabajos realizados en el menor tiempo posible, aprovechamiento al máximo del
tiempo extraordinario, rotación de personal, evaluación del costo beneficio de
las operaciones realizadas en los distintos departamentos.
Cumplimiento de objetivos, políticas, planes, procedimientos, leyes
y reglamentos aplicables relacionados a los aspectos laborales.
CONTRATACION DEL PERSONAL Y AUTORIZACION DE SUELDOS Y SALARIOS
Que las solicitudes de empleo sean originadas por el jefe del
departamento de personal o funcionarios responsables.
Que empleado responsable del departamento de personal investigue
los antecedentes de los candidatos, como empleos anteriores, referencias
personales, etc.
Que un funcionario responsable autorice sueldos iniciales, así como
cualquier cambio en sueldos y puestos posteriores.
Que se mantengan expedientes personales que contengan información
relacionada con:
En caso de cese de la relación laboral, que exista aviso por
escrito, que se indiquen las causas y deberá estar autorizada por funcionario
responsable.
Que exista acceso restringido a los archivos de empleados de
la entidad.
Que exista perfil de puesto.
PREPARACION DE NOMINAS Y PLANILLAS
Que existan registros formales para el control de asistencia del
personal de la entidad.
Que los registros de asistencia o cualquier cambio en ellos sea
autorizado por funcionario responsable.
Que las nóminas y planillas tengan evidencia del trabajo realizado,
revisado y autorizado; ejerciendo dicha función personas independientes a las
que preparan las nóminas y planillas.
PAGO DE NOMINAS Y PLANILLAS
Si los pagos a empleados se efectuan con cheque, deberán prepararse
por empleado diferente del que lleva el control de asistencia del personal de
la entidad.
Que los cheques sean firmados por empleados diferentes de los que
preparan cheques o manejan registros de pago.
Si los sueldos y salarios se cancelan en efectivo, los empleados
que efectúan el pago no deben tener ninguna relación con los que preparan las
nóminas y planillas.
Los cheques o sobres de pago deben disribuirse por empleados
independientes a los que llevan el control del personal o quienes preparan las
nóminas y planillas.
Mediante, acreditamiento en cuenta, en cuyo caso, dicha transacción
deberá ser autorizada por funcionario responsable.
El auditor interno debe realizar periódicamente pruebas que
permitan verificar que las políticas y procedimientos establecidos en la
entidad, permitan alcanzar eficiencia y efectividad en la administración de las
nóminas y planillas.
Para la verificación de las políticas y procedimientos el auditor
interno debe realizar pruebas y como mínimo verificar que:
Exista un reporte del personal de administración, ventas, servicios
y planta.
Existan políticas que promueven la eficiencia y efectividad del
personal, como incentivos de producción, bonificaciones, comisiones, etc.
Evaluación de puestos y salarios.
Para la realización del trabajo el auditor interno se debe apoyar
en los sistemas de procesamiento electrónico de datos a través de la
utilización de programas (software) de auditoría o el traslado de datos a hojas
electrónicas en computadoras diseñadas por el mismo.
Adicional mente el auditor interno debe conocer y evaluar los
siguientes aspectos del funcionamiento de los sistemas de procesamiento
electrónico de datos:
Para evaluar el área de nóminas y planillas el auditor interno
dispone de algunas técnicas y procedimientos de auditoría, como los que se
indican a continuación:
FAMILIARIZAN
El auditor interno debe familiarizarse con las políticas y
procedimientos aplicados por la entidad para la realización de las operaciones
relacionadas con las nóminas y planillas, para lo cual debe tomar en consideración
los siguientes aspectos:
Estudiar y evaluar las políticas y procedimientos que aplique la
entidad.
Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con la
elaboración de las nóminas y planillas.
Identificar los puestos claves relacionados con las nóminas y
planillas.
Conocer los procedimientos que se implementan en el área de nóminas
y planillas, a través de cuestionarios y/o flujogramas.
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS
Por medio de las entrevistas y flujogramas relacionados con las
nóminas y planillas, el auditor interno puede:
Conocer las funciones relacionadas con las contratación del
personal, autorización y pago de planillas - salarios.
Identificar el personal a cargo de las funciones relacionadas con
la administración de los recursos humanos.
Conocer las políticas y procedimientos indicados en los manuales e
instructivos, para establecer las fortalezas y debilidades del control interno.
Determinar si si cumplen los objetivos establecidos por la entidad.
El auditor interno debe obtener información financiera para
formarse un juicio de las operaciones relacionadas con nóminas y planillas.
Clasificar los rubros de nóminas y planillas, según la naturaleza
de las actividades.
Comparar la clasificación de los rubros de nóminas y planillas con
entidades similares.
Verificar que los pagos al personal se realicen de acuerdo a las
leyes respectivas y con relación a otras entidades similares.
Determinar el comportamiento de los rubros de nóminas y planillas
con períodos anteriores, justificando las variaciones significativas.
El Auditor interno debe revisar la documentación que respalda los
desembolsos efectuados en concepto de sueldos y salarios ya sea en forma global
o selectiva, así también puede realizar las investigaciones específicas que
considere convenientes. A continuación se mencionan algunas de ellas:
Analizar los manuales o instructivos de políticas y procedimientos,
verificando su actualización y cumplimiento.
Analizar los registros contables, tanto principales como
auxiliares, así como las formas existentes para comprobar su funcionalidad y
uso adecuado.
Elaborar si fuera necesario diagramas de flujo de muestre el
recorrido que sigue el proceso de pago de contratación de personal,
autorización y pago de planillas.
Evaluar la cobertura de pólizas de seguro fianzas, para establecer
si son suficientes en caso de atraco, pérdidas o robos.
Efectuar pruebas comparativas con el propósito de establecer
tendencias inusuales.
Comparar lo presupuestado contra lo real y establecer justificación
de las variaciones.
Revisar los sueldos y salarios que han sido reportados al Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social.
Que criterios se debe considerar si la entidad no posee políticas de control interno para las planillas.
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